住所録から学べるエクセルのテクニック

住所録から学べるエクセルのテクニック

皆さんエクセルは計算だけに長けたソフトだと思っていませんか？実はこのエクセル、計算の他にも今回のテーマの住所録やはがきの宛名印刷なんかもできてしまう何とも有能なソフトなのです。そこから得られるエクセルの技術も豊富でこの住所録を作り終えた時にはその知識が格段に上がっていること間違いないでしょう！今回はエクセルの基礎的なところから少し応用的なところまで幅広い範囲でお教えしていこうと思います。

住所録を一から作成する

さて、早速住所録を作っていきたいと思います。

１．見出しを作る

最初に住所録に必要な見出しを作っていきます。見出しを作っていく上でおそらく皆さん横にずらずら～っと書いていくと思うのですがEnterキーを押してしまうと下のセルに移動してしまいますよね？そんな時に便利なのがtabキーです。このtabキーを押すとアクティブセルを下ではなく右真横のセルに移動させることが出来るので一々方向キーで移動させたり、マウスでクリックする必要が無くなります。

２．名前と郵便番号を入力する

住所を入力する時に、郵便番号を打ってスペースキーを押すとその郵便番号の現在住所が出てくるので住所を入力する際はこの方法を使ったほうが効率がいいです。

また、変換後の住所は大体が文字の量が多くなってしまうので打ち出したセルから隣のセルにはみ出してしまっていることが多いです。そんな時は列のアルファベットとアルファベットの間をダブルクリックすることでそこの行間を丁度良く調整できます。

郵便番号などの数字を入れるセルに常に半角英数の状態で入れたいというときに便利なのが”データの入力規則”です。例として郵便番号と住所２にその規則を定めたいと思います。データタブの”データツール”の右に小さく6つアイコンが並んでいるのですが、その左下のデータの入力規則をクリックします。

すると、ダイアログボックスが出てくるのでその中のタブの”日本語入力”→下矢印の中の”半角英数字”→ＯＫという流れで設定は終わりです。

３．リストの作成とデータの一括入力

自分との関係を明確に表したい、しかし一々キーボードで入力するのが面倒。。。そんなときにも前項で活躍した”データの入力規則”が役に立ちます。”自分との関係”の列を選択したらデータの入力規則のダイアログボックスを立ち上げ、その中のタブの”設定”をクリック→下矢印の中の”リスト”を選択します

→”元の値”のスペースに（例）親族,仕事仲間,友人と入れます（必ず区切る際のカンマは半角英数の状態で打ってください）→ＯＫを押して終了です。

このように自作のリストが出来、その中の項目をクリックするだけで設定できます。

会社名などを入力する際に同じ会社名をわざわざ打つのが面倒ではありませんか？そんな時はそのセル達を選択して一気に終わらせてしまいましょう！

やり方としては、ctrlキーを押しながらそのセルを選択していきます。

選択したらその任意の会社名などを入力します（入力する際のクリックは不要です）

入力したらCtrlキーを押しながらEnterキーを押して終了です。

４．スタイルを変える

住所録に登録している人の人数が増えると、下へスクロールしなくてはならなくなり、上の見出しが見えなくなってしまいます。見出しの部分や名前の部分を常に表示しておきたい、そんな時に便利な機能が”ウィンドウ枠の固定”です。これを設定することにより見出しの文字が常に表示されるようになります。
図でいうとＢ２の所にアクティブセルを持っていき、表示タブの”ウィンドウ”の中にある”ウィンドウ枠の固定”をクリックします。

その中の3つ縦に並んでいる一番上の”ウィンドウ枠の固定”をクリックします。すると、常に見出しと名前の欄が表示されるようになります。

表が白黒で見づらくありませんか？そういう時は表をテーブルとして設定することでカラフルになります。それだけではなく、データを呼び出すためのフィルターもセットで付いてくるんです。

ホームタブの”スタイル”の中にある”テーブルとして書式設定”をクリックします。すると沢山のパターンが出てきます。

その中から好きな物を選ぶと小さなダイアログボックスが出てきます。

範囲がちゃんと指定されているか確認した後に真ん中あたりにあるチェックボックスにチェックを入れてＯＫを押したら終了です。

５．その他

新しいデータの追加の仕方

このような形式でのデータの追加は、テーブルの一番下の行に何か一つ情報を入れるだけでテーブルが自然と拡張します。

また、テーブルの右下隅にあるハンドルと呼ばれているところにカーソルを合わせてドラッグすると、テーブルの範囲を拡張できます。

因みにテーブルの右下端のセルでtabキーを押すと、その下の行に新たにテーブルの行が自動追加されます。

テーブルデザインの再編集

テーブルのデザインをやっぱり違うものにしたいというときはデザインタブの中の”テーブルデザイン”の下矢印に横棒が入ったボタンをクリックするとデザインが選びなおせます。

６．応用テクニック

ふり仮名を付ける

名前の読み方がちょっと特殊で覚えづらい人や他にも読み方がある名前の人がいる。。。そんな時にはふり仮名をつけて見ると分かりやすくなります。
ふり仮名を入れたい場所の列を選択します。選択したら、ホームタブの中の”セル”にある”挿入”の下矢印をクリックします。その中の”セルの挿入”をクリックすると、新たに列が追加されます。

”列１”の所の名前を”ふりがな”に直しましょう。直したらその列の先頭に”=phonetic”と打ち込みます。この関数は指定した文字にふり仮名をつけることが出来ます。

すると、PHONETIC（参照）と出てくるのでこの例の場合は”吉田斗馬”にアクティブセルを置きます。アクティブセルを置いて=phonetic([@名前]と付いたことを確認したらEnterキーを押して終了です。

ふりがなの直し方とひらがなで表示させる方法

普通にそのままの漢字で入力したのならまずない間違いなのですが、万が一その人のふり仮名が間違っていた場合の対処法があります。編集したい名前の所にアクティブセルを置いたらホームタブの中の”フォント”の右側にある”ふり仮名の表示/非表示"のボタンの右横にある下矢印をクリックします。すると、縦に3つの項目が出てくるのでその真ん中にある”ふりがなの編集”をクリックします。

クリックするとその名前の上の所に小さく振り仮名が表示されるのでバックスペースで消して編集します。終わったらEnterキーを押して完了です。

住所録に載っている人を検索する

住所録に載っているあの人の情報を知りたいという時に便利なのが検索機能です。ホームタブの”編集”の中の”検索と選択”をクリックします。

その中の”検索”をクリックすると小さなダイアログボックスが出てきます。”検索”タブを開くと検索窓が出てくるのでそこに調べたい名前などを入力してください。

入力したら”すべて検索”のボタンをクリックするとその名前等がある場所に移動して、下にその結果が出てきます。シート上では最初にヒットした名前がアクティブセルで囲まれます。複数ヒットした場合は”次を検索”をクリックすると次の候補のあるセルにアクティブセルが移動します。

列や行を非表示にする

住所録を見るのに今は邪魔な項目や他人に見られたくない項目がある時に使う便利なツールがあります。
ホームタブの中の”セル”の項目の”書式”をクリックします。その中の”表示設定”という項目の”非表示/表示”をクリックすると非表示にする項目を選ぶことが出来るので”列を表示しない”をクリックします。

すると、選択した列が非表示になります。

この非表示になった列を元の状態に戻すには画像で非表示にした列の手前と後ろの１列を選択して、項目の非表示を選択するところまで進めます。同じメニューに並んでいる”列の再表示”をクリックすると再度表示されます。

まとめ

今回は一から住所録を作っていきましたがいかがだったでしょうか？私はかなり目や肩が凝ってしまい大変でした。しかし皆さん、これを作り始めてた頃の自分自身よりかはエクセルに対する理解や技術が深まったのではありませんか？もしこのような住所録を作る時が来たら最初は自分の作った住所録を参考にして作っていくといいでしょう。これを機にエクセルの事をより深く知っていきたいと思う方々が増えていったらなと思います。